Beberapa waktu yang lalu saya berkesempatan mengikuti workshop Integrasi Data dan Sistem Informasi ASN di BKN. Acara ini merupakan diseminasi bagi para pengelola kepegawaian di instansi pusat maupun daerah mengenai mekanisme pertukaran data/integrasi melalui webservice dari BKN. Saya ikut bagian di dalamnya karena saat ini ditempatkan di Biro SDM untuk membantu pengembangan sistem informasi kepegawaian.
Suatu gerakan baru yang menjadi awal yang baik menurut saya, karena proses administrasi kepegawaian merupakan proses kerja yang panjang melibatkan peran antar instansi. Salah satu contoh dalam hal penerbitan surat keputusan mutasi, kenaikan pangkat, harus melibatkan kedua belah pihak yaitu masing-masing instansi/kementerian sebagai pengusul dan BKN sebagai penerbit surat keputusan. Hal yang menjadi fokus utama yaitu bagaimana menyamakan data yang diterima oleh BKN dengan yang ada di masing-masing instansi sehingga tidak terjadi gap informasi. Mekanisme rekonsiliasi data selama ini masih dilakukan secara manual yaitu dengan rekon mandiri dengan cara memonitor data di SAPK lalu mengusulkan perubahan ke BKN jika ada data yang belum update.
Salah satu proses kerja yang kurang efisien seperti inilah yang menjadi landasan pemerintah menerbitkan peraturan Perpress 95/2018 Tentang Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE). Prinsip penting yang ingin dicapai dengan adanya tata kelola ini adalah
- Efektivitas pemanfaatan sumber daya yang mendukung SPBE,
- Pengintegrasian sumber daya,
- Keamanan sumber daya,
- Kesinambungan dalam penerapan SPBE secara terencana, bertahap dan terus menerus,
- Koordinasi dan kolaborasi antar proses bisnis & antar sistem elektronik dalam rangka pertukaran data, informasi dan layanan SPBE, serta
- Optimalisasi pemanfaatan sumber daya
Sumber daya yang dimaksud dalam hal ini tentulah berkaitan dengan data dan informasi kepegawaian jika dikaitkan dengan proses bisnis yang di BKN.
Lebih lanjut dalam pasal 66 Perpres 95/2018 juga mengamatkan proses integrasi untuk aspek lainnya seperti
- Integrasi perencanaan, penganggaran, PBJ, akuntabilitas kinerja, pemantauan dan evaluasi (Koordinator: Menteri PPN/Bappenas)
- Integrasi Pengaduan Pelayanan Publik (Koordinator: Menteri PANRB),
- Integrasi Naskah Dinas Elektronik (Koordinator: Menteri PANRB/ANRI),
- Integrasi Infrastruktur SPBE, meliputi Pusat Data Nasional serta Jaringan Nasional Intra Pemerintah (Koordinator: Menteri Kominfo)
Beberapa permasalahan yang terjadi selama ini terkait keakuratan data ASN dapat dibagi menjadi 4 bagian yaitu organisasi, peraturan/kebijakan, SDM dan teknologi. Dari semua bagian didapat kondisi kritis yang menjadi fokus utama permasalahan yaitu:
- Organisasi, belum memahami proses integrasi data, dan pengelolaan data kepegawaian parsial/belum terintegrasi,
- Peraturan/Kebijakan, belum adanya pedoman pengelolaan data kepegawaian di Intansi Pemerintah,
- SDM, belum mengenal integrasi data, dan
- Teknologi, infrastruktur integrasi data belum siap, aplikasi kepegawaian belum terintegrasi serta instansi pemerintah memiliki masing-masing database kepegawaian.
Permasalahan yang muncul seluruhnya mengarah pada satu solusi yaitu melakukan proses integrasi secara berkala antar sistem sehingga tercipta akurasi data secara efektif dan efisien. Metode integrasi data dengan metode konvensional perlahan-lahan harus digantikan dengan motede otomatisasi antar sistem sehingga risiko kesalahan input dapat dihindari.
Mekanisme Integrasi Data di BKN dan Simpeg Unit Kerja
Mekanisme integrasi data antar sistem merupakan pekerjaan yang kompleks karena membutuhkan kolaborasi baik antar SDM maupun sistem yang akan dilakukan integrasi. Terkait SDM, kemampuan untuk memahami karakteristik data yang dimiliki oleh internal organisasi serta kebutuhan data di sistem BKN yang akan dilakukan sinkronsiasi sangatlah penting. Oleh karena itu, dalam proses integrasi data, maka yang pertama kali harus dilakukan adalah melakukan pemetaan atau inventarisasi kebutuhan data masing-masing pihak yang akan melakukan pertukaran data. Untuk memenuhi kebutuhan data di SAPK BKN, maka BKN telah mengeluarkan jenis data yang ada di dalam sistem BKN sesuai Perka BKN 14 Tahun 2011 yaitu:
Setelah menginventarisir kebutuhan data di BKN, maka pengelola SDM di masing-masing unit kerja harus melakukan inventarisir kebutuhan data yang ada dalam sistem kepegawaian di internal unitnya (Simpeg). Dalam hal ini dapat saja terjadi kasus dimana kebutuhan data di BKN lebih sedikit dibanding data di internal unit. Misalnya data di BKN hanya membutuhkan 44 data sesuai Perka BKN, sedangkan data di internal unit memiliki 55 data. Jika ini terjadi maka pengelola data kepegawaian tidak memiliki kendala karena kebutuhan data di BKN sudah terpenuhi.
Yang menjadi masalah apabila data di internal unit tidak dapat memenuhi kebutuhan data di BKN. Misalnya data SKP tidak disimpan di dalam simpeg internal unit kerja, maka proses integrasi data antar sistem tidak dapat disuplai ke BKN secara otomatis, dan harus dilakukan rekon manual.
Setelah proses pemetaan data selesai, maka pengelola SDM dapat melakukan proses integrasi dengan menggunakan webservice yang disediakan BKN. Untuk mekanisme request data dari SAPK BKN ke dalam simpeg unit kerja, maka pengelola data kepegawaian harus mendapatkan kode token yang dihasilkan melalui autentikasi username dan password pada layer API. Kode token yang dihasilkan dapat digunakan untuk mengambil data melalui access endpoint sebanyak 28 URL API/Webservices yang sudah disediakan oleh BKN. Untuk lebih memahami alur proses request data dapat dilihat melalui gambar di bawah:
Skema integrasi data untuk proses sinkronisasi antar tabel dapat dibagi menjadi 3 opsi yaitu:
- Desain tabel identik (opsi A), menggunakan kode id transaksi yang sama antara data BKN dengan simpeg unit kerja.
- Desain tabel semi-identik (opsi B), menggunakan kode id transaksi unik di masing-masing simpeg unit kerja dengan menambahkan field id transaksi dari table data BKN.
- Desain tabel terpisah (opsi C), prosesnya sama dengan opsi B namun dengan tambahan table referensi yang diambil dari data BKN.
Bagi para pengelola data kepegawaian di unit kerja dapat menggunakan tools Postman, Swagger ataupun Advanced REST client (ARC). Saya pribadi menggunakan postman dan cukup efektif dalam proses ujicoba pengambilan data dari SAPK BKN.
Bagi para pengelola data kepegawaian di unit kerja yang ingin melakukan integrasi data dengan SAPK BKN dapat langsung bersurat untuk proses integrasi dengan mencantumkan daftar IP yang akan menjadi jalur komunikasi integrasi. Untuk proses sinkronisasi data 2 arah, BKN menetapkan kebijakan bahwa unit kerja sudah harus sudah familiar dengan integrasi 1 arah selama beberapa waktu, setelah itu akan diberikan akses untuk proses integrasi 2 arah. Integrasi 1 arah yaitu integrasi dengan mengambil data dari SAPK BKN ke dalam simpeg. Sedangkan Integrasi 2 arah yaitu integrasi dengan mengambil ataupun mengirim data update ke dalam SAPK BKN.
Sampai dengan September 2019, beberapa unit kerja yang telah melakukan integrasi data dengan SAPK BKN sudah mencapai 15,15% dengan rincian sebagai berikut:
Semoga dengan adanya inovasi integrasi dari BKN ini seluruh data terkait kepegawaian ASN dapat lebih terorganisir dengan lebih baik sehingga membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan. Apabila ada hal yang ingin ditanyakan atau dikonsultasikan dapat memberikan komentar melalui kotak di bawah. Terima kasih
