Implementasi Objective and Key Results (OKR) dan Key Performance Indicator (KPI) Dalam Perusahaan

Daftar Isi Sembunyikan

1 Sejarah OKR dan KPI

2 Perbandingan OKR vs KPI

3 Penggunaan OKR dan KPI

3.1 Komponen OKR

3.2 Implementasi Objective and Key Results (OKR)

3.2.1 Contoh 1 : Lingkup Perusahaan

3.2.2 Contoh 2 : Lingkup Divisi

3.2.3 Contoh 3 : Lingkup Personal

3.2.4 Contoh 4 : Lingkup Bisnis

3.2.5 Catatan penting pembuatan OKR

3.3 Implementasi Key Performance Indicators (KPIs)

4 Referensi

Durasi Membaca: 7 menit

Objective and Key Results (OKR) dan Key Performance Indicator (KPI) merupakan dua alat bantu yang sering digunakan perusahaan baik perusahaan rintisan maupun perusahaan besar dalam mengukur kinerja pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Kedua alat bantu ini sekilas memiliki kesamaan yaitu sebagai alat ukur pencapaian tujuan, namun dalam implementasinya kita akan menemukan perbedaan baik dari karakteristik maupun penggunaan masing-masing indikator ini.

Dalam artikel kali ini, kita akan membahas secara lebih detil bagaimana penggunaan kedua indikator ini dalam sebuah perusahaan untuk mengidentifikasi progres pencapaian visi dan misi yang telah diraih. Selain itu, beberapa perusahaan telah mengintegrasikan implementasi OKR dan KPI sehingga perusahaan akan semakin resilience dan sustain dalam menghadapi berbagai tantangan dan perubahan pasar yang cepat, serta mendapatkan gambaran yang lebih holistik tentang kinerja selama ini.

Sejarah OKR dan KPI

Objective and Key Results (OKR) pertama kali dikonsepkan oleh Peter Drucker pada tahun 1954 dengan istilah management by objective (MBO). Pada tahun 1968, Andy Grove membangun perusahaan teknologi bernama Intel dan mengadopsi penggunaan MBO serta memodifikasinya menjadi OKR seperti yang kita kenal saat ini. Penggunaan OKR saat itu masih eksklusif di lingkungan Intel saja, hingga pada 1974, seorang bernama John Doerr bergabung dengan Intel dan mempelajari lebih dalam metode OKR ini.

Pada tahun 1999, John Doerr yang pada saat itu bekerja pada sebuah venture capitalist yang juga tengah berinvestasi di Google, memperkenalkan metode ini kepada kedua pendiri Google, Larry Page dan Sergey Brin, yang kemudian diadopsi dan digunakan hingga mencapai kesuksesan saat ini.

Dalam bukunya, “Measure What Matters,” John Doerr mengatakan bahwa OKR adalah suatu acuan kolaboratif dalam penetapan tujuan baik untuk lingkup perusahaan, tim, maupun individu— atau sebuah metodologi manajemen untuk memastikan bahwa semua orang di organisasi memiliki keselarasan fokus pada isu-isu yang menjadi prioritas.

Key Performance Indicators (KPIs) adalah alat manajemen yang telah ada dalam sejarah manajemen perusahaan untuk waktu yang cukup lama. Meskipun tidak ada tanggal pasti kapan KPI pertama kali muncul, penggunaannya telah berkembang seiring waktu dan menjadi lebih terstruktur pada abad ke-20. Penggunaan KPI yang semakin meluas di berbagai sektor bisnis dan organisasi memunculkan suatu pendekatan Balanced Scorecard, yang diperkenalkan oleh Robert S. Kaplan dan David P. Norton pada awal tahun 1990-an, menjadi salah satu konsep terkemuka dalam menerapkan KPI untuk mengukur kinerja organisasi secara menyeluruh dan seimbang.

Perbandingan OKR vs KPI

Walaupun OKR dan KPI memiliki persamaan prinsip sebagai alat monitoring keberhasilan atau alat ukur kinerja dalam pencapaian tujuan, kedua tools ini sebenarnya tidak bisa dibandingkan head-to-head, karena keduanya berbeda dalam hal pengukuran dan fokus.

Perbedaan OKR dan KPI dapat dijabarkan sebagai berikut:

Bila mengambil analogi seorang yang sedang mengendarai mobil, maka OKR dianalogikan sebagai roadmap, gps atau peta jalan yang dapat dilihat dari sudut pandang yang jauh (helicoper view), sedangkan KPI dianalogikan sebagai dashboard mobil yang berfungsi untuk memastikan mobil berjalan as usual sebagai mestinya, dengan melihat kecukupan bahan bakar, temperatur mesin normal dan tidak overheat, radiator, oli, dan RPM bekerja.

OKR memiliki kemampuan untuk melacak progress, namun tidak bisa menilai kinerja harian organisasi. Sedangkan KPI memiliki kemampuan untuk memonitor kinerja pegawai, tim, atau organisasi, apakah pada level yang bagus atau buruk. Metrik KPI ini bisa memberitahu apakah organisasi dalam kondisi “sehat” atau tidak.

Dapat disimpulkan bahwa kedua alat ukur ini memiliki kelebihan dan kekurangan. KPI unggul sebagai alat pengukur kinerja kuantitatif yang berhubungan dengan indikator bisnis untuk pekerjaan yang rutin atau telah berlangsung (business as usual). Contohnya, jika ingin mengukur produktivitas perusahaan, KPI lebih baik.

Sedangkan OKR lebih unggul dalam mempercepat keberhasilan sebuah rencana besar, perubahan visi, dan proyek ambisius. OKR dapat membantu semua orang fokus pada hal yang penting dan menjadi prioritas untuk dicapai.

Penggunaan OKR dan KPI sendiri dapat diintegrasikan dimana KPI dapat menjadi metrik pengukuran untuk mengukur key result yang terdapat pada OKR.

Penggunaan OKR dan KPI

Dari analogi yang telah dijelaskan sebelumnya, dapat tercermin bahwa KPI merupakan subset dari OKR. Dalam contoh bagan di bawah, maka dapat terlihat bagaimana komposisi dan penggunaan OKR dan KPI untuk satu objective perusahaan yang akan diraih, misalnya dalam peningkatan pendapatan / increase revenue.

Komponen OKR

Menurut Panchadsaram, OKR memiliki beberapa elemen penting, yaitu:

1. Objectives

Objectives adalah tujuan-tujuan strategis dan spesifik yang ingin dicapai dalam periode OKR, biasanya tiga bulan. Objektif yang ditetapkan sebaiknya konkret, berorientasi terhadap tindakan, dan menginspirasi. Biasanya, objektif yang dibuat juga cukup menantang atau ambisius bagi suatu perusahaan.

2. Key Results

Key results merupakan cara untuk mencapai suatu objektif yang sudah ditetapkan, yang sebaiknya dibuat terukur dan dapat dicapai.

3. Initiatives

Initiatives adalah rencana tindakan dan strategi untuk mencapai Key Results. Setiap Objective dapat memiliki beberapa Key Results, dan untuk tercapai setiap Key Results yang diharapkan maka dibutuhkan berbagai inisiatif yang relevan.

4. Tactics

Tactics adalah rencana operasional dan taktis yang digunakan oleh karyawan untuk mencapai tujuan secara lebih spesifik. Tactics sering kali melibatkan detail-detail taktis dalam setiap inisiatif.

Biasanya OKR memiliki 1 objective dan 3 hingga 5 key results. OKR dapat dibuat menggunakan pernyataan sebagai berikut:

“Saya akan (objective) seperti yang terukur dengan (key results).

Sebagai contoh, pernyataan berikut ini merupakan OKR:

“Saya akan meningkatkan penjualan seperti yang terukur dengan 1.000 produk yang terjual per bulan, kenaikan conversion rate sebesar 10 persen, dan kenaikan angka kepuasan pelanggan sebesar 20%.”

Initiatives yang akan dilakukan sehubungan dengan key results tersebut adalah dengan:

Meningkatkan awareness pengguna pada fitur baru melalui kampanye email dan sosial media.
Menyediakan tutorial video untuk mengajarkan pengguna tentang fitur baru.
Membuat fitur baru lebih mudah diakses dan digunakan oleh pengguna.

Tactics yang mendukung inisiatif dilakukan dengan:

Menargetkan email ke pengguna yang belum menggunakan fitur baru.
Membuat video tutorial dengan durasi singkat dan mudah dimengerti.
Menambahkan menu fitur baru pada tampilan awal aplikasi.

Implementasi Objective and Key Results (OKR)

Contoh 1 : Lingkup Perusahaan

Ketika jajaran pimpinan sebuah perusahaan rintisan (startup) telah menetapkan atau membuat target pencapaian dalam satu tahun untuk mencapai level unicorn, maka ilustrasi OKR yang bisa digambarkan sebagai berikut:

Objective

Mencapai target perusahaan level unicorn dalam 1 tahun

Key result

Mendapatkan omzet sebanyak 100 miliar per tahun
Mendapatkan kerjasama dengan 1.000 investor atau klien baru dalam setahun
Membuka 30 cabang baru dalam setahun dan mengurangi kesalahan produksi sebesar 25%

Dari poin-poin key result di atas, maka bisa diturunkan menjadi objective tiap-tiap divisi yang akan dicapai dengan key result tertentu, misalnya objective turunan untuk Divisi Business Development seperti:

Objective

mendapatkan kerjasama dengan 300 klien baru dalam setahun

Key results

menghubungi 100 calon klien tiap minggunya
melakukan pitching atau presentasi bisnis dengan 10 calon klien dalam tiap minggu

Begitu seterusnya, turun ke level di bawahnya hingga pada level personal. Perlu dipahami bahwa Objective yang diberikan adalah bersifat ambisius, maka sangat memungkinkan perkembangan perusahaan hingga personal menjadi jauh lebih baik.

Contoh 2 : Lingkup Divisi

Suatu divisi dalam perusahaan rintisan memiliki divisi digital marketing yang bertugas untuk memasarkan produk melalui media online yaitu website. Maka penyusunan OKR dapat dicontohkan sebagai berikut:

Objective

meningkatkan kunjungan website sebesar 1 juta pengunjung pada kuartal 1

Key results

Meningkatkan kunjungan dari hasil pencarian organik sebesar 40% melalui SEO dan link building
Meningkatkan kunjungan dari referral sebesar 50% melalui content marketing
Meningkatkan kunjungan dari dari media sosial sebesar 40% melalui campaign social media

Contoh 3 : Lingkup Personal

Penggunaan OKR juga dapat dilakukan tidak hanya bagi perusahaan, namun juga dalam lingkup pribadi seperti pencapaian goals dalam 1 atau 3 bulan kedepan.

Objective

berlari sejauh 10 kilometer dengan waktu dibawah 50 menit pada bulan Juni

Key results

Berlatih lari 3 kali seminggu dengan durasi waktu setidaknya 30 menit setiap sesi latihan
Meningkatkan jarak lari sebanyak 1 kilometer setiap minggu
Mengurangi durasi waktu lari untuk jarak 1 kilometer sebesar 1 menit setiap minggu

Contoh 4 : Lingkup Bisnis

Dalam lingkup bisnis, misalnya seseorang membangun coffee shop dan dalam proses penyusunan target selama 3 bulan kedepan. Maka penyusunan OKR dapat dicontohkan sebagai berikut:

Objective 1

Meningkatkan jumlah pelanggan baru sebanyak 10 pelanggan per hari

Key results 1

Meluncurkan website baru
Mengunjungi lima kampus dan komunitas untuk promosi offline
Bekerjasama dengan komunitas dalam event offline per minggu dalam 10 minggu

Objective 2

Meningkatkan penjualan sebesar 15% per pelanggan

Key results 2

Membuka kafe dengan fasilitas dan suasana nyaman, agar pelanggan tinggal lebih lama dan semakin banyak memesan makanan/minuman
Menjual pernak-pernik yang sesuai dengan kebutuhan dan kegemaran pelanggan. Misalnya, pelanggan suka membaca buku atau bekerja di kafe, maka menjual bookmark atau sticky notes di kafe
Mendaftarkan 20% pelanggan untuk ikut undian berhadiah berdasarkan jumlah yang dibelanjakan

Catatan penting pembuatan OKR

Objective dan Key Result yang dibuat dengan kalimat yang jelas dengan prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Timely).
Hindari Business as usual dalam pembuatan OKR yaitu membuat OKR yang tidak berbeda dengan tugas rutin sehari-hari atau pekerjaan sehari-hari.
Kenali perbedaan OKR vs. KPI dimana OKR lebih dari sekedar KPI dimana digunakan untuk ukuran perubahan, sedangkan KPI adalah ukuran kesehatan.
Hindari terjadinya Sandbagging yaitu ketika sengaja membuat sasaran atau key result yang terlalu rendah atau mudah untuk dicapai. Tujuannya adalah untuk memperoleh penilaian yang tinggi atau terlihat sukses di akhir periode penilaian.

Implementasi Key Performance Indicators (KPIs)

KPI dibuat dalam format tabel yang berisi key result, indikator kinerja, bobot indikator, angka capaian, dan target skor. Jika angka capauan bisa melampaui target skor, maka performa atau kinerja akan dinilai memuaskan oleh manajemen. Berikut ini contoh penggunaan KPI untuk mengukur kedisiplinan dan kinerja pegawai selama 1 tahun.